Quelles épices pour relever l’intelligence collective ?

par | Oct 27, 2021 | La Digi'sphère | 0 commentaires

Digitalizers se distingue par une organisation interne plus libre et horizontale que ce que l’on connait dans une structure dite traditionnelle.
Non, nous n’inventons rien et ne créons pas des nouveaux plats dans notre laboratoire, mais nous nous basons sur des recettes existantes en y ajoutant nos propres épices.

Appliquée à l’entreprise, cette forme d’approche managériale nécessite la pleine implication de la direction lors de sa mise en œuvre et le consentement des responsables hiérarchiques pour déléguer la prise de certaines décisions.

C’est une approche « humanisante », qui habilite tous les employés.

C’est justement ce que nous essayons d’appliquer chez Digitalizers. En fin de compte, c’est exactement notre slogan, ou plutôt devise pour les intimes :

« Remettre l’humain au centre de la transformation digitale »

Mais, finalement…

…pourquoi utiliser la prise de décision par consensus ?

  • Trouver un point d’entente entre des personnes ayant une grande diversité d’opinions et de façons de penser.
  • Trouver une décision finale acceptable par tous.
  • Obtenir de meilleures solutions.
  • Développer des relations de confiance entre les individus présents.
  • L’avis de tout le monde et pris en compte, chacun est pris en considération et contribue aux décisions du groupe

Quelques principes :

  • Le temps du collectif est précieux (tout ne doit pas être décidé ensemble et tous les membres ne sont pas également aptes à traiter tous les sujets)
  • Toute chose (rôle, décision…) peut être reconsidérée à tout instant
  • Une bonne décision est une décision qui peut être mise en pratique maintenant. On intègre donc de nouvelles informations et évolutions au fur et à mesure qu’elles surviennent.

Le processus

  1. Discussion : on explique le contexte général dans lequel la réflexion s’inscrit
  2. Proposition : explication de la proposition claire et précise
  3. Clarification : tour de table pour répondre aux questions du groupe
  4. Objections : voir si quelqu’un est contre la proposition pour l’un des motifs suivants :
  • La proposition va à l’encontre des valeurs personnelles de l’objecteur
  • La proposition va à l’encontre de la raison d’être, des valeurs ou de l’objectif du cercle
  1. Validation par consensus à l’unanimité (personne ne doit être contre)
  • Oui
  • Proposition d’amélioration en tenant en compte des besoins de la proposition précédente pour l’améliorer
  • Je peux vivre avec (je ne suis pas forcément d’accord avec la proposition mais je n’en ai pas de meilleure, ceci permettant de faire avancer le groupe)
  1. Célébration
  2. Evaluation du processus

…à quel moment utiliser la prise de décision par consensus ?

  • Quand prendre une décision acceptable par tous les individus au sein du cercle devient nécessaire.
  • Lorsqu’il y a plusieurs parties prenantes et perspectives pour une problématique complexe.
  • Dans le cas où trouver une solution créative est essentielle.
  • Dès que tout le cercle est engagé et se sent impliqué dans la décision.

 

Élection sans candidat

L’élection sans candidat constitue une des quatre pratiques au cœur de la sociocratie et de l’holacratie (du grec « holos » entité qui est à la fois un tout et partie d’un tout, et « kratos », pouvoir), approches visant à un pilotage et une gouvernance dynamique des organisations et des projets.

« La structure vient de la collaboration de l’équipe »

Brian Robertson / Pionnier de l’holacratie

« L’intelligence collective désigne la capacité d’une communauté à faire converger intelligence et connaissances pour avancer vers un but commun. Elle résulte de la qualité des interactions entre ses membres. »

Digitalizers se distingue par une organisation interne plus libre et horizontale que ce que l’on connait dans une structure dite traditionnelle. Non, nous n’inventons rien et ne créons pas des nouveaux plats dans notre laboratoire, mais nous nous basons sur des recettes existantes en y ajoutant nos propres épices.

De ce fait, Digitalizers peut être considéré comme une « entreprise libérée », avec des collaborateurs autonomes et une hiérarchie opérationnelle quasiment supprimée, où les « chefs » ne sont plus des décideurs, les stagiaires sont eux-mêmes des initiateurs et les managers deviennent des validateurs.

Cependant, la question se pose : est-ce vraiment possible dans toute organisation ? Et surtout, est-ce le chemin que toute entreprise sera dans l’obligation de suivre pour pouvoir perdurer dans un futur où l’intelligence collective est une certitude, et où l’humain est et restera toujours au cœur de l’évolution ?

 

« L’entreprise libérée »

À l’ère des « entreprises libérées », il existe différents modèles de gouvernance dans lesquels l’individu, en tant qu’acteur libre, est responsable des actions qu’il entreprend pour le compte de son entreprise.

« Entreprises libérées », est un terme popularisé par Tom Peters, dans un ouvrage traduit en français en 1993, Entreprise libérée ; Libération Management. Cependant, l’expression à été formalisée par Isaac Getz dans un article académique nommé Liberating Leadership : How the initiative-freeing radical organizational has been successfully adopted », publié en 2009 dans la California Management Review, où il la définit « comme une forme d’organisation qui laisse aux employés une liberté et une responsabilité totales pour prendre les mesures qu’ils jugent les meilleures »

Dans cette nouvelle ère, les organisations les plus performantes sont les écosystèmes en réseau, qui échangent continuellement des informations (données) et communiquent avec d’autres écosystèmes. Ces interactions contribuent à rendre ces systèmes autonomes, plus intelligents et capables de trouver de nouvelles réponses aux problèmes qu’ils rencontrent plus rapidement.

À mesure que les barrières technologiques sont surmontées, ces écosystèmes accèdent à de nouvelles capacités, qui leur permettent d’accélérer encore leur fonctionnement. Une telle accélération soudaine et rapide est un test pour la plupart des organisations.

S’adapter ou disparaître est une réalité qui nous concerne tous.

Dans ce nouveau monde, la question du but va devenir cruciale. Celui-ci fournit la direction vitale qui guide l’intelligence. En outre, une fois ces questions de fond abordées, la libération d’une entreprise crée les conditions les plus favorables pour réaliser le but fondamental de toute organisation, en centralisant une seule et unique intelligence : l’intelligence collective.

C’est vrai, ce concept théorique semble très utopique et pourtant, c’est ce que l’on fait chez nous !

Alors en pratique, cela ressemblerait à quoi ?

Chez Digitalizers, nous appliquons 3 méthodes principales pour débloquer et développer cette intelligence collective :

  • La prise de décision par consensus
  • L’élection sans candidat
  • La technique du feedback

 

Prise de décision par consensus

Caractérisé par un processus de prise de décision participatif et un leadership distribué à sa base, la gouvernance sociocratique s’oppose au système de gestion vertical traditionnel.

Une organisation sociocratique permet à l’individu de s’exprimer au sein d’un groupe, et permet au groupe de fonctionner de manière autonome et coresponsable

Sociocratie
« Grâce à l’intelligence collective, la sociocratie travaille à un but commun tout en maintenant les opinions et les projets individuels. »

 

L’expression « élection sans candidat » signifie que personne ne se porte volontaire pour réaliser une tâche, occuper un poste ou encore remplir une fonction. Ce sont les membres du cercle / groupe qui choisissent les personnes qui seront les mieux à même selon eux de mener à bien telle tâche, d’assumer telle mission…

Mais, en fin de compte …

…Pourquoi utiliser l’élection sans candidat ?

  • Eviter la compétition entre les membres de la même équipe.
  • Décider en groupe de la meilleure personne pour effectuer chaque tâche.
  • Légitimer la personne choisie en lui disant pourquoi chaque participant l’élit.
  • La personne choisie se sentira soutenu dans la tâche par la confiance accordée par le groupe.
  • Intégrer le point de vue des autres en ayant la possibilité de changer son vote lors de l’étape du report de voix.

…Comment utiliser l’élection sans candidat ?

Quelques principes

Plusieurs rôles sont nécessaires au bon déroulement des activités d’un cercle ou projet.

Chaque cercle doit déterminer les rôles dont il a besoin, l’attribution ainsi que la durée de ceux-ci.

Certains rôles peuvent être crées de manière éphémère pour répondre à un besoin précis.

Le processus

  1. Description : le facilitateur décrit la tâche ou le rôle, et la période pour laquelle la personne s’engagera. Un tour de clarification est possible.
  2. Vote en fonction de son ressenti, de son expérience et de sa connaissance des participants, chacun choisit la personne qui lui semble la plus adéquate. Il est possible de voter pour soi-même.
  3. Dépouillement « je pense que… est la personne la plus appropriée pour ce rôle parce que… »
  • Parler en positif
  • Parler en « je »
  • Ne pas faire de comparaisons.
  1. Tour de report de voix si un participant souhaite modifier son vote, il doit simplement nommer la nouvelle personne qu’il choisit
  2. Une proposition doit être faite selon les résultats des dépouillements
  3. Il est possible d’avoir une raison majeure pour une objection si cela irait contre les valeurs de quelqu’un, du projet, ou de l’entreprise
  4. Consentement de façon à trouve en consensus à l’unanimité en utilisant la prise de décision par consensus
  5. Célébration : il est important de trouver une célébration pour « fêter » la réussite du groupe
  6. Évaluation du processus : prendre le temps de récolter l’avis de chaque personne par apport au processus utilisé

…à quel moment utiliser l’élection sans candidat ?

  • Dans le cas où élire un membre du groupe pour effectuer une tâche est nécessaire.
  • Quand on doit choisir une personne pour prendre en charge un rôle au sein du groupe ou du projet.
  • Lorsqu’un besoin se fait ressentir de mettre en avant les compétences plutôt que le poste attribué.

 

Technique du feedback

La façon dont une entreprise intègre le feedback dans sa culture interne a une grande incidence sur l’engagement des employés.

Les organisations ayant une forte culture de feedback laissent la voix de leurs employés diriger les améliorations de l’entreprise, qu’il s’agisse de faciliter une transition vers une fusion, de réduire le roulement de personnel ou d’améliorer la communication de l’entreprise.

Mais, tout compte fait…

…Pourquoi utiliser la technique du feedback ?

  • Mieux comprendre l’impact de ses actes sur soi-même, les autres et l’entreprise.
  • Se sentir considéré et/ou reconnu dans ce que l’on fait.
  • Acquérir une meilleure connaissance de soi-même par la perception des autres
  • Se donner la possibilité d’évoluer, de s’améliorer ou de maintenir sa performance et d’ajuster si besoin sa contribution au sein de l’équipe.
  • Contribuer à la qualité de la communication et des relations interpersonnelles.

…Comment utiliser la technique du feedback ?

Les règles d’or du feedback

  • Employer le « je »
  • Ne pas utiliser le « mais » (exemple : « positif » mais « négatif »)
  • Faire son feedback jusqu’à 3 jours après l’événement
  • Les acteurs du feedback doivent être dans un état d’esprit bienveillant
  • Lorsqu’on reçoit un feedback : ne pas se justifier ! ÉCOUTER

Pour cela 3 formes de feedback sont applicables :

Le feedback positif

Pour pouvoir énumérer les éléments positifs à soulever.

  • Il est important d’être précis pour donner de la valeur à son interlocuteur

Le feedback correctif

Pour émettre une critique constructive sur des faits en suivant le processus suivant :

  1. Énoncer les faits
  2. Laisser un espace de dialogue
  3. Exprimer votre ressenti: « je »
  4. Donner un axe de développement
  5. Privilégier l’aspect collaboratif: soutien, aide, disponibilité

Le feedback de développement

Pour exprimer ses besoins pour l’avenir plutôt que de pointer les erreurs du passer. Par exemple :

  • Lorsqu’un délai imposé pour un projet est très cours et que nous voulons exprimer le fait que lors d’un projet similaire, il serait important pour soi même d’avoir les infos plus en avance de façon à rendre le projet dans la meilleure qualité possible.

…à quel moment utiliser la technique du feedback ?

  • Dès le moment où l’on veut résoudre un désaccord entre personnes
  • Lorsqu’on veut transmettre à un autre collaborateur un témoignage d’estime ou d’admiration.
  • Quand communiquer à quelqu’un un axe d’amélioration devient un besoin.
  • Dans le cas où on souhaite exprimer son propre ressenti.

Chez Digitalizers, ces méthodes sont finalement utilisées pour « l’entrée, le plat principal et le dessert » : c’est ce qui crée l’équilibre de tout le repas pour nous. Ce n’est toutefois pas une méthode universelle, il en existe bien d’autres.

 

Des employés libres et responsables

En fin de compte, nous sommes agiles et avons une approche hybride comme énoncé dans notre article NOTRE RECETTE DE MANAGEMENT AGILE. Les méthodes s’adaptent aux besoins et non l’inverse

Les fonctions du manager sont repensées. Son rôle est d’inciter les membres de son équipe à prendre des initiatives, tout en leur laissant la liberté de les mettre en œuvre. Le manager joue un rôle de filtre protecteur, destiné à laisser les ressources opérationnelles accomplir leurs missions dans les meilleures conditions.

L’entreprise est alors réellement libérée et les salariés responsabilisés car ces derniers sont libres et responsables d’effectuer les tâches et les actions qu’ils estiment bénéfiques pour l’entreprise. Tout le monde possède le même degré d’information et les décisions sont prises en connaissance de cause.

Dans le cadre Digitalizers, cela nous permet réellement de développer l’intelligence collective et la collaboration, mais surtout, de mettre l’égo de côté.

En tant qu’humain, nous avons tous nos propres convictions, façons de penser, priorités et tout ce qui nous définit individuellement. Mais finalement, c’est ce qui nous définit collectivement qui fait notre force…

 

… notre intelligence collective partagée.

Et vous, aviez-vous déjà entendu parler de ces changements dans les façons de fonctionner d’une entreprise ?  Et plus intéressant encore, avez-vous eu l’occasion de tester certaines méthodes et pourriez-vous nous partager votre ressenti ? Faites-nous savoir dans les commentaires, partagez pour donner la possibilité à d’autre personnes de s’exprimer, mais surtout, faites-nous savoir si vous voulez allez plus loin dans le sujet.

 

Travail en intelligence collective Dora, Lauranne, Saloua, Lars

Auteur Ricardo Martins – Ricardo Martins | LinkedIn

 

Ressources

Entreprise libérée — Wikipédia (wikipedia.org)

L’importance du feedback dans le management (adhemis.com)

What is Sociocracy? Introducing a Toolkit for Agile Organizations (holaspirit.com)

Microsoft Word – Topo Vote sans candidatures – Pour site.doc (urhaj-idf.fr)

consensus.pdf (decroissance.org)

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